Vorlage - 0141/2016  

Kurze Sachdarstellung:

Im Jahr 2015 hat der Nds. Landesrechnungshof (LRH) eine überörtliche Prüfung mit dem Schwerpunkt „Strukturen und Organisation des kommunalen Gebäude- und Liegenschaftsmanagements“ beim Landkreis Celle sowie vier weiteren Kommunen durchgeführt. Die für die Behandlung von Berichten der überörtlichen Prüfung geltenden gesetzlichen Regelungen sind im NKPG geregelt. Danach ist der wesentliche Inhalt des Schlussberichtes dem Kreistag bekannt zu geben. Jedem Kreistagsmitglied ist auf Verlangen Einsicht in den vollständigen Bericht zu geben. Die Prüfungsmitteilung ist anschließend öffentlich auszulegen.

Zum Inhalt der Prüfung:

Der LRH hat die Bereiche Organisationsstrukturen, Objektmanagement, wirtschaftliche Entwicklung und Organisation der Hausmeister- und Reinigungsdienste der Kommunen untersucht. Die Prüfungsmitteilung gliedert sich in einen allgemeinen Teil für alle Kommunen und in einen Teil mit individuellen Feststellungen für den Landkreis Celle.

Beim Landkreis Celle hat der LRH keine Rechtsverstöße festgestellt.

Die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sind wie folgt zusammenzufassen:

Organisationsstrukturen

Der Landkreis Celle führt das Gebäude- und Liegenschaftsmanagement als Abteilung im Amt für Bildung, Sport und zentrale Dienste innerhalb des Dezernats II. Der LRH hat hervorgehoben, dass der Landkreis Celle seine Ziele erreicht hat, den erforderlichen Abstimmungsaufwand und die festgestellten Reibungsverluste zwischen den Bereichen Hochbau und der Schulen erfolgreich abzubauen und die Synergieeffekte in der Gebäudewirtschaft insgesamt gut nutzt. Hinsichtlich der internen Organisationsgliederung nimmt der Amtsleiter zum Zeitpunkt der Prüfung nicht nur die Leitungsverantwortlichkeit für die zusammengelegten Aufgabenbereiche wahr, sondern auch die Leitung einer Abteilung selbst und die Koordination der Kreismusikschulverwaltung. Der LRH empfiehlt, die Notwendigkeit der starken Konzentration von Leitungs- und Führungsaufgaben verschiedener Ebenen zu überprüfen. Diese Überprüfung hat stattgefunden und wird sich im zukünftigen Geschäftsverteilungsplan mit dem Ergebnis niederschlagen, dass die operative Leitungsebene mit dem Amtsleiter verbunden ist und die Leitung einer Abteilung beim Abteilungsleiter verortet ist. Auf diese Weise wird, wie vom LRH befürwortet, die Amtsleitung bei operativen Aufgaben durch die Abteilungsleitung entlastet.

Objektmanagement

Die Kommunen haben ihre Vermögensgegenstände – hier die bebauten und unbebauten Grundstücke - nach § 124 Abs. 1, Satz 1 und 2 Nds. Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) pfleglich und wirtschaftlich zu verwalten. Der baufachliche Handlungsbedarf wird durch ein „Frühwarnsystem“ rechtzeitig erkannt. Damit besitzt der Landkreis Celle eine geeignete Grundlage, um seine Bauunterhaltung auf notwendige, präventive und energiesparende Maßnahmen zu organisieren. Auch die Organisation der Objektbewirtschaftung ist effektiv. Die Raumbedarfsplanung des Landkreises Celle wird vom LRH besonders hervorgehoben. Insbesondere überzeugt die gebündelte Raumbelegungsplanung der Verwaltung und der Schulen. Der Landkreis Celle ermöglicht dadurch das Verbrauchscontrolling in einer Hand und schuf flächendeckende Steuerungsgrundlagen. Der LRH hebt besonders hervor, dass sich der Landkreis Celle mit der Kombination aus gebäudewirtschaftlichen Leistungen und zentralen Diensten ein echtes und fortschrittliches Facility-Management eröffnet hat.

Wirtschaftliche Entwicklung

• Der LRH merkt an, dass der bilanzielle Ausweis der einzelnen Bilanzkonten nicht korrekt war und empfiehlt dem Landkreis Celle die Vermögensgegenstände den korrekten Bilanzkonten zu zuordnen. Die Vermögenswerte der bebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte des Landkreises Celle stiegen im Vergleichszeitraum um rd. 14,9 Mio. €.
• Der LRH merkt an, dass der Landkreis Celle - obwohl der Teilhaushalt Gebäudewirtschaft als Servicedienstleister für andere Teilhaushalte des Landkreises tätig werde -, keine interne Leistungsverrechnung vornimmt. Dieses sei allerdings für eine produktorientierte Steuerung der Teilhaushalte zielführend und führt zu einer Sensibilisierung der Verantwortlichen. Daher wird ab dem Haushalt 2017 in Teilbereichen, wie zum Beispiel bei der Beschaffung von Büromaterialien, begonnen, dieses auch im Landkreis Celle umzusetzen.
• Die durchschnittlichen Bewirtschaftungsaufwendungen lagen beim Landkreis Celle bei 19,37 € je m². Im Vergleich zu den anderen geprüften Kommunen ist dies der zweitniedrigste Wert. Der LRH empfiehlt Untersachkonten für einzelne Bewirtschaftungsaufwendungen und entsprechende Kostenträger einzurichten. Dadurch würden dann die einzelnen Bewirtschaftungsaufwendungen produktorientiert aus dem Haushalt darstell- und auswertbar sein. Dieses Optimierungspotential ist dem Landkreis Celle bekannt, bedarf allerdings in der Vorbereitung und der anschließenden Umsetzung noch Zeit.

Hausmeister

Der LRH hebt hervor, dass der Landkreis Celle seine Hausmeisterdienste effektiv organisiert. Dieses lässt sich aus den drei vergleichbaren Kennzahlen ablesen, in denen der Landkreis Celle jeweils den Bestwert erzielt hat. In dem Zeitraum von 2011 bis 2013 sanken die Gesamt-Personalaufwendungen und liegen nun bei einem durchschnittlichen Personalaufwand von 6,17 € je m², der bei den geprüften Kommunen den niedrigsten Wert darstellt. Der LRH empfiehlt das Durchführen von regelmäßigen Dienstbesprechungen verknüpft mit einem Schulungsangebot für die Hausmeister. Dieses hat bereits stattgefunden und wird in Zukunft weiter vertieft werden. Als Beispiele sind hier die EDV-Schulung hinsichtlich der Anbindung an das Zeiterfassungssystem, die Schulung mit dem Umgang des I-Pads für die ab 2017 beginnende Kontrolle hinsichtlich der Reinigungsdienste und Brandschutzbelehrungen zu benennen.

Reinigungsdienste

Herausgestellt hat der LRH, dass der Landkreis Celle hinsichtlich der durchschnittlichen Gesamtreinigungskosten mit Abstand die kostengünstigste Kommune im Vergleich war. Der LRH befürwortet die Durchführung der Reinigung ausschließlich durch Fremdreinigungsanbieter. Hierbei ist anzumerken, dass durch die Neuvergabe der Fremdreinigung beginnend ab 01.01.2017 ein noch kostengünstiger Vertrag zustande gekommen ist. Das vom LRH empfohlene institutionalisierte Qualitätsmanagement wird mit Jahresbeginn 2017 durchgeführt. Die erste Schulung der Schulhausmeister wurde hier bereits durchgeführt, so dass ab 01.01.2017 mit der Qualitätssicherung begonnen werden kann.

Der vollständige Bericht kann über das Allris-Programm eingesehen werden.

Rechtsgrundlage für die Zuständigkeit:

§§ 1 bis 4 Nds. Kommunalprüfungsgesetz (NKPG)

Vorschlag der Verwaltung:

Der Kreistag nimmt die Zusammenfassung des wesentlichen Prüfungsinhaltes des Schlussberichtes zur Kenntnis.

Anlage: